Salah Format Data, Banyak Pemborosan Sumber Daya

Salah satu kesalahan yang sering dijumpai dalam Manajemen Data adalah lemahnya perencanaan sehingga data tidak dirancang dengan baik sejak awal. Kalau sebelumnya hanya berupa contoh sederhana yaitu penentuan field atau kolom data, posting kali ini akan memberikan contoh yang jauh lebih dahsyat. Bukan dahsyat hebatnya, tapi dahsyat pemborosannya. mari kita lihat.

Anda familiar dengan format data seperti ini? Saya sudah menemukan banyak sekali format seperti ini di lapangan. Misalnya berapa jumlah penjualan obat dari waktu ke waktu. Maka pada kolom A berisi nama obatnya, kemudian kolom B dst berisi tanggal, dan setiap sheet menunjukkan bulan. Maka setiap sel data tersebut berisi misalnya item 1 pada tanggal 3 Januari terjual 56 unit. Contoh yang lain mungkin dengan mudah dapat anda temukan.

Sebenarnya saya bersangka baik bahwa yang meminta format seperti ini tidak mengharuskan data disusun mengikuti format tersebut. Format yang diminta seperti tampak pada gambar di atas adalah format laporan, bukan data. Sayangnya kesalahan mindset dan skill staf membuat mereka mengisi data sejak awal dengan format seperti itu. Tahukah pemborosan akibat format seperti ini?

  1. Waktu staf mengisi tabel ini maka ybs harus menghitung dulu berapa jumlah kejadian dari data yang lain. Tentu saja ini akan memakan waktu, apalagi jika itemnya banyak sekali.
  2. Dengan mengisi tabel ini dengan cara diketik maka kemungkinan terjadi salah ketik semakin besar. Salah ketik artinya salah data, dan bisa berakibat salah pengambilan keputusan.
  3. Ketika diminta rekapitulasi per bulan, atau per triwulan atau per tahun, maka staf tersebut harus menggabungkan dulu datanya ke dalam 1 sheet tersendiri. Alhasil, tambahan pekerjaan serupa yang sebenarnya tidak perlu jika dilakukan dengan benar sejak awal.
  4. Yang lebih parah, dan ini terjadi, data semacam ini diminta oleh lembaga lain dari setiap faskes. Karena datanya semacam ini (apalagi bukan softcopy atau berupa file), staf di lembaga tersebut sebelum mengolahnya harus meng-entry ulang data yang ada!!! Luar biasa bukan pemborosan yang terjadi? Ini berarti pemborosan poin 1, 2 , 3 di atas diulangi dengan jumlah yang jauh lebih banyak.

Jika mau mencoba menghitung pemborosan ini, saya yakin anda akan menemukan puluhan jam yang sudah terbuang oleh staf faskes untuk sesuatu yang tidak perlu dan bahkan menyebabkan kesalahan lain. Yok Bapak Ibu pimpinan faskes, lihat bagaimana staf kita bekerja dan perbaiki kondisi semacam ini jika masih ada.

Series Navigation<< Kesalahan Umum Dalam Mengelola DataMengolah dan Menganalisis Data: Skill Semua Level >>

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *