Kegiatan : Pelatihan dan Lokakarya Manajemen Persediaan bagi Fasilitas Kesehatan Waktu : Kamis-Jumat, 26-27 Mei 2016 Tempat : MBA-ITB, Jl. Gelapnyawang No 1. Bandung Peserta : 23 orang RS Cicendo RS Hasan Sadikin RSUD Kab. Bekasi RS Multazam Medika Bekasi Klinik Sehat Cikampek Apotek Al Ma’soem Grup Klinik Apotek Mutiara Cikutra Klinik Apotek
Kita sering mendengar istilah safety stock (stok pengaman) dalam pengelolaan persediaan. Tapi apa arti safety stock sebenarnya? ada yang mengatakannya sekedar stok yang diadakan sebagai pengaman agar item persediaan selalu ada. Tentu saja pengertian ini benar adanya, tapi belum menggambarkan arti praktisnya. Agar persediaan selalu ada itu artinya berapa banyak? Ada juga yang mengartikan safety stock sebagai batas stok yang minimal harus ada. Pertanyaannya berapa minimal tingkat persediaan ini? ada juga yang mengartikannya sebagai tingkat persediaan dimana kita harus segera melakukan pemesanan kembali agar persediaan kembali terisi. Yang mana yang benar? Mari kita lihat lebih dekat.
Mari kita lihat lebih jauh mengenai service level dalam manajemen persediaan. Apa itu service level? Sederhana saja, jika pelanggan membutuhkan sesuatu dari pemasok dan sesuatu itu tidak ada, maka dikatakan pemasok gagal memenuhi permintaan pelanggan. Kalau dari 100 permintaan, hanya dapat dipenuhi 90 kali, dapat dikatakan service levelnya 90%. Nah, berapa service level di fasilitas kesehatan tempat anda bekerja?
Pada posting sebelumnya sudah disinggung bahwa indikator perputaran persediaan sebenarnya belum memberikan arah bagaimana sebaiknya persediaan dikelola. Indikator ini baru memberikan sinyal apakah persediaan kita bermasalah atau tidak. Oleh karena itu kita harus melihat variabel yang lebih detil terkait kinerja persediaan kita. Namun sebelum sampai pada detil tersebut, ada baiknya kita memahami “koin” persediaan lebih jauh. Secara umum kita pasti sudah menyadari betapa persediaan yang berlebih akan menahan laju perputaran uang yang sangat diperlukan dalam menjalankan fasilitas kesehatan. Dalam hal ini persediaan memang berkaitan erat dengan koin alias uang. Namun koin persediaan memiliki arti lain yang tidak kalah penting. Apa itu?
Mengelola organisasi baik profit maupun non-profit umumnya tidak hanya berupaya mencapai tujuan (effectiveness/keefektifan). Jika mengacu pada konsep Input-Proses-Output (IPO), sisi output akan berhubungan dengan keefektifan, maka sisi input yang terkait dengan efisiensi harus juga diraih. Hal ini juga berlaku bagi fasilitas kesehatan, mulai dari puskesmas, klinik, apotek hingga rumah sakit. Indikator terkait dengan keefektifan dapat dilihat misalnya pada indikator kinerja mutu pelayanan dan manfaat bagi masyarakat (Tingkat kesehatan BLU RS), atau indikator-indikator mutu/proses pelayanan dalam Standar Pelayanan Minimal (SPM) RS. Namun indikator terkait dengan efisiensi ternyata masih kurang mendapat perhatian. Apa buktinya?
Kalau pada posting sebelumnya dibahas mengapa kita perlu melakukan survey kepuasan pasien, kali ini akan dibahas bagaimana mencari ruang untuk melakukan perbaikan dalam pelayanan kepada pasien. Sempat disinggung bahwa kuesioner yang berisi tingkat kepuasan pasien saja dapat mengaburkan kita pada upaya perbaikan. Dengan skala 4 atau 5, rata-rata nilai 3 atau 4 boleh jadi sudah membuat rumah sakit bangga bahwa pasiennya “rata-rata” sudah puas, atau sekian persen pasiennya di atas nilai minimal untuk mengatakan bahwa mereka sudah puas. Tapi tampaknya cukup sulit mengatakan aspek mana yang harus menjadi prioritas dalam program di masa mendatang. Jadi, apa yang bisa kita lakukan?
Beberapa waktu yang lalu di sebuah forum kami ditanya dengan 2 pertanyaan dari 2 orang yang berbeda terkait survey kepuasan pasien.
Pertanyaan pertama, “Untuk apa membuat survey kepuasan pasien? padahal tugas utama kami para tenaga kesehatan adalah untuk memuaskan pasien. Apakah kalau pasien tidak puas berarti kami tidak becus bekerja?”.
Pertanyaan kedua, “Tolong beri tahu kami, berapa skor tingkat kepuasan pasien kami”?
Apa jawaban anda atas kedua pertanyaan tersebut? Walau tampak bertentangan, kedua pertanyaan tersebut menyiratkan bahwa ada hal yang belum dipahami tentang survey kepuasan pasien.
Beberapa riset yang pernah dilakukan IRIHM: Analisis utilisasi kamar operasi untuk bedak elektif rumah sakit umum Analisis sistem persediaan (makanan, alat kesehatan, obat) rumah sakit umum Penerapan tools dan teknik-teknik manajemen mutu di rumah sakit Pemetaan proses bisnis (rawat jalan dan rawat inap) rumah sakit berdasarkan Alur pasien sesuai standar JCI Analisis pengaruh “appointment system”
Projek Konsultasi yang pernah IRIHM laksanakan: Penyusunan Rencana Strategis RSHS Bandung menggunakan Balanced Score Card (2011) Analisis Waktu Tunggu Pasien Rawat jalan RS Cicendo (2014)
Beberapa riset dan hasil publikasi manajemen rumah sakit dan fasyankes lainnya oleh IRIHM: PF Rizal, DA Farmaciawaty, MH Basri, N Rachmania, ” Modelling National Medicine Inventory System Using System Dynamics”, 5th Global Conference on Business, Management and Entrepreneurship, 2021 MH Basri, DA Farmaciawaty, IN Rachmania, FB Widjaja, AF Wiyana, “Healthcare Ecosystem Mapping in Primary Care:
