Efisiensi dalam Manajemen Persediaan di Fasilitas Kesehatan

Mengelola organisasi baik profit maupun non-profit umumnya tidak hanya berupaya mencapai tujuan (effectiveness/keefektifan). Jika mengacu pada konsep Input-Proses-Output (IPO), sisi output akan berhubungan dengan keefektifan, maka sisi input yang terkait dengan efisiensi harus juga diraih. Hal ini juga berlaku bagi fasilitas kesehatan, mulai dari puskesmas, klinik, apotek hingga rumah sakit. Indikator terkait dengan keefektifan dapat dilihat misalnya pada indikator kinerja mutu pelayanan dan manfaat bagi masyarakat (Tingkat kesehatan BLU RS), atau indikator-indikator mutu/proses pelayanan dalam Standar Pelayanan Minimal (SPM) RS. Namun indikator terkait dengan efisiensi ternyata masih kurang mendapat perhatian. Apa buktinya?

Mengacu kepada pedoman penyusunan Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) BLU RS, dimana ada 3 aspek yang melandasi indikator kinerja yaitu keuangan, operasional dan mutu pelayanan dan manfaat bagi masyarakat. Pada aspek keuangan, hanya 1 indikator yang mengarah pada isu efisiensi yaitu perputaran persediaan (inventory turn over). Pada aspek operasional, disebutkan ada beberapa indikator terkait efisiensi pelayanan yaitu rasio pasien dengan jumlah dokter atau perawat. Namun perlu diingat bahwa rasio-rasio ini tidak bersifat linier, semakin tinggi semakin bagus. Rasio pasien terhadap dokter/perawat akan baik sampai titik tertentu dan menurun setelah melewati batas optimalnya. Oleh karena itu indikator semacam ini tidak mencerminkan isu efisiensi sepenuhnya. Sedangkan pada aspek mutu pelayanan dan manfaat bagi masyarakat, tidak ada isu efisiensi.

Bagaimana dengan SPM RS? Jelas dari namanya, indikator yang terdapat dalam SPM RS adalah standar minimal agar tujuan (apa pun tujuannya) yang diharapkan dapat terwujud. Jadi dapat dipastikan di sini tidak ada isu efisiensi. Dengan demikian, dari kedua standar tersebut, isu efisiensi hanya dititipkan pada perputaran persediaan. Apa artinya? pertama, setidaknya dapat disimpulkan bahwa fasilitas kesehatan perlu mengekplorasi lagi simpul-simpul inefisiensi yang terjadi seperti biaya pemeliharaan, biaya kesalahan layanan (medication error), waktu menunggu dan pemborosan lainnya. Kedua, yang sudah pasti adalah faskes harus mengelola persediaannya dengan seksama.

Pertanyaan berikutnya bagaimana cara mengelola persediaannya? Indikator perputaran persediaan tidak cukup memberikan arahan bagaimana persediaan harus dikelola. Paling tidak ada beberapa kebijakan/keputusan yang harus dimiliki oleh faskes agar pengelolaan persediaan lebih baik:
– Berapa tingkat rata-rata persediaan yang harus dijaga oleh faskes? pengalaman kami mengatakan tidak banyak faskes yang memiliki kebijakan ini. rata-rata persediaan tidak dikendalikan kecuali hanya didata dan dilaporkan secara periodik.
– Kapan sebaiknya faskes memesan atau mengisi kembali stok persediaannya?
– Jika sudah waktunya memesan, maka berapa besar sebaiknya jumlah pesanan tiap item agar biaya persediaan faskes minimal?

Apakah faskes yang anda kelola sudah memiliki kebijakan-kebijakan tersebut? kalau sudah, selamat! anda sudah berada di jalur tepat untuk mencapai efisiensi pengelolaan persediaan faskes. Jika belum, jangan khawatir! Kami akan coba membantu faskes lewat beberapa seri posting tentang manajemen persediaan ini atau silakan mengikuti public training yang kami selenggarakan.

Series Navigation

Mengelola Koin Persediaan >>