KMKB: Memahami Proses, Memerangi Variabilitas (1)

Jika kita bersepakat bahwa KMKB dimulai dari proses, maka tidak ada hal yang lebih penting daripada memahami proses. Ibarat teman, proses pun pada prinsipnya selalu berkomunikasi kepada kita. Sayangnya sedikit sekali dari kita yang memahami apa yang proses sampaikan. Kadang kala proses sampai ‘berteriak’ bahwa telah terjadi sesuatu, tetapi kita tidak pandai mendengar suara dari proses (Voice of Process – VOP) tersebut. Seperti apa suara proses itu?

Sebentar… mungkin ada yang belum jelas dengan proses walaupun kata ini sering digunakan di berbagai kesempatan. Saya akan jelaskan dulu agar pemahamannya sama. Proses adalah kegiatan yang dilakukan mengubah input menjadi output yang diinginkan. Sesederhana itulah definisinya. Jadi proses bisa berupa “penambangan emas”, “distribusi bahan bakar”, “Peningkatan derajat kesehatan”, “Pengobatan Pasien penderita demam berdarah”, “Pendaftaran rawat jalan”, “penjelasan pemakaian obat”, atau “entry data pasien ke aplikasi”. Semua itu adalah proses, dan semuanya berkaitan dengan mutu.

Semua orang pasti setuju tidak ada yang konstan. Begitu pun dengan proses. Tidak ada proses yang dijalankan tanpa variabilitas.  Variabilitas inilah yang menjadi ukuran tentang proses. Dalam pemahaman six sigma, mutu berbanding terbalik dengan variabilitas. Semakin besar variabilitas suatu proses, semakin buruk proses tersebut. Contoh mudahnya proses pendaftaran pasien tidak pernah konstan 3 menit. Pasti durasi bervariasi, mulai dengan yang tercepat misalnya 1 menit hingga yang terlama misalnya 5 menit. Seandainya ada proses yang lain dengan minimum 3 menit dan maksimum 4 menit, maka proses pendaftaran kedua dapat dikatakan lebih “baik” daripada proses yang pertama.

Dengan memahami bahwa proses bermutu adalah proses  dengan variabilitas yang kecil, dan variabilitas adalah sesuatu yang pasti (tidak mungkin dihilangkan), maka yang harus kita lakukan adalah memerangi variabilitas sehingga titik terendah walaupun kita tahu tidak dapat dihilangkan. Dalam upaya memerangi variabilitas inilah kita perlu mengetahui penyebab variabilitas dari suatu proses. Secara teori ada 2 sumber variabilitas: sebab acak (random cause) dan sebab spesial (special cause). Sebab acak adalah penyebab variabilitas karena faktor alamiah yang terjadi tanpa dapat dikendalikan oleh manusia. Misalnya faktor cuaca dan bencana yang tidak dapat dikendalikan oleh manusia kemunculannya. Sebaliknya sebab spesial adalah penyebab variabilitas yang berasal dari sesuatu yang sistematis atau spesial.  Mesin rusak, staf yang kurang terampil, atau material yang cacat adalah contoh sebab spesial dari variasi produk cacat.

Hampir 100 tahun lalu (tepatnya pada tahun 1924) walter shewhart sudah memperkenalkan kedua sumber variabilitas tersebut. Shewhart menemukan cara mengetahui kapan dalam suatu proses terdapat sebab spesial atau hanya ada sebab acak. Jika dalam suatu proses hanya ada sebab acak, proses tersebut dikatakan terkendali secara statistik (In-Control). Sebaliknya jika ada 1 saja sebab spesial pada suatu proses, maka proses tersebut dikatakan tidak terkendali (Out-of-Control). Nah di sinilah pentingnya suara proses (VOP). Proses yang out-of-control akan memberikan sinyal bahwa di dalam dirinya (proses tersebut) telah terjadi suatu sebab spesial. Sinyal itulah yang disebut dengan suara proses. Jika kita terampil mendengar suara suatu proses (mengenal sinyal bahwa suatu proses sudah out-of-control), maka kita akan dapat mengendalikan proses tersebut. Inilah hakikat dari kendali proses.

Dapat disimpulkan bahwa mengendalikan proses adalah menjaga suatu proses agar tidak ada sebab spesial yang muncul. Seketika muncul indikasi sebab spesial, mekanismenya adalah segera mencari tahu apa sebab spesial itu dan atasi hingga tuntas. Dengan demikian proses akan selalu terkendali.

Series Navigation

<< KMKB: Mulai dari mana?KMKB: Memahami Proses, Memerangi Variabilitas (2) >>