KMKB: Memahami Proses, Memerangi Variabilitas (2)

Bagaimana proses menyuarakan karakternya akan kita coba bahas dalam posting kali ini. Alat untuk menangkap suara proses itu dikenal dengan nama peta kendali (control chart). Peta kendali inilah yang digunakan oleh Shewhart sejak hampir 100 tahun lalu. Jadi kita jangan merasa hebat jika baru mengenal KMKB. Lewat peta kendali ini, kita dapat mengetahui apakah suatu proses itu terkendali (in-control) atau tidak (out-of-control). Sekedar mengingatkan, jika pada suatu proses terdapat indikasi out-of-control, itu berarti dalam proses itu sudah terjadi sesuatu di luar kondisi alamiahnya. Dengan kata lain sudah terjadi sebab spesial dalam proses tersebut. Bagaimana detail ceritanya?

Pada proses apa pun yang kita kelola, peta kendali ini dapat dibuat. Misalnya saja kita ingin mengevaluasi bagaimana proses “entry resep dan pengecekan stok” di suatu apotek. Kira-kira, ukuran apa yang dapat kita gunakan untuk mengevaluasi proses tersebut? Yang paling umum dan mudah adalah waktu prosesnya. Oleh karena itu, kita harus mengumpulkan data berapa lama proses “entry resep dan pengecekan stok” tersebut dilakukan. Misalnya kita punya data awal sebanyak 30 data. Maka selanjutnya kita coba petakan dalam peta kendali.

Pembuatan peta kendali gampang-gampang sulit. Gampang jika kita tahu, dan sulit kalau tidak tahu. Gampang kalau menggunakan tools, sulit kalau manual. Saya asumsikan kita menggunakan tools misalnya Excel atau yang lebih canggih software minitab. Dengan modal 30 data tersebut, kita akan memperoleh peta kendali langsung dengan grafik yang sangat bagus dan enak dilihat. Sejak itulah sebenarnya suara proses sudah dapat didengar. Gambar peta kendalinya akan seperti ini kalau menggunakan software Minitab.

Dari gambar di atas, ternyata ada indikasi proses ini out-of-control, yang berarti ada sebab spesial yang sudah terjadi pada observasi ke-4. Ternyata setelah ditelusuri, pada pasien no-4 tersebut terjadi hal yang di luar kondisi standar. Pada saat itu petugas tidak yakin dengan data di komputer yang mengatakan bahwa stok tidak ada. Padahal dia yakin obatnya ada sehingga petugas tersebut mengecek langsung ke tempat penyimpanan obat. Nah proses mengecek fisik ke tempat penyimpanan obat ini jelas di luar standar. Itulah kehebatan peta kendali ini sehingga digunakan sampai sekarang di banyak industri. Peta itu menyuarakan karakter atau kondisi proses kepada kita bahwa sudah terjadi sebab spesial yang bukan lagi sesuatu yang alamiah.

Berdasarkan kejadian tersebut, kita harus mencari tahu sebabnya mengapa petugas harus sampai mengecek fisik ke tempat penyimpanan. Harapannya, hal tersebut tidak perlu dilakukan karena memang prosedur normalnya tidak ada. Setelah dilakukan analisis akar masalah (Root Cause Analysis) ternyata ditemukan bahwa sebelumnya terjadi kesalahan bahwa ada data pembelian yang belum dimasukkan. Jika proses pembelian dijalankan dengan disiplin, maka tidak perlu terjadi pengecekan fisik di tempat. Akibatnya di waktu mendatang waktu proses tidak ada lagi yang lama sekali.

Inilah yang kita sebut dengan memerangi variabilitas. Variabilitas pasti ada karena ada sebab acak (random variation), yang tidak mungkin kita hindari. Tetapi jika ada sebab spesial, maka tugas orang yang bertanggung jawab pada suatu proses itu adalah memeranginya. Caranya dengan mencari tahu mengapa sebab spesial itu terjadi dan cari solusi agar sebab spesial itu tidak terjadi lagi di masa depan.

Ilustrasi di atas menggambarkan bagaimana kendali pada proses dijalankan. Proses entry resep dan pengecekan stok tersebut tinggal diganti dengan proses apa saja misalnya pembuatan tagihan ke BPJS. Yang kita ukur adalah waktunya, maka kita akan dapat mengetahui karakter proses tersebut dijalankan di faskes kita. Apakah akan sama dengan faskes lain? belum tentu. Bahkan kecendrungannya akan berbeda karena dilakukan oleh orang yang berbeda, menggunakan alat yang berbeda, lingkungan kerja yang berbeda. Lantas apakah bisa kita membandingkan proses yang sama di faskes yang berbeda tersebut? Kita bahas di posting selanjutnya.

 

Series Navigation

<< KMKB: Memahami Proses, Memerangi Variabilitas (1)KMKB: Proses Terkendali = Proses yang Kapabel? >>